يحكم نظام الأتصلات و العلاقات للشركات والمؤسسات , نظام متبع في التعاملات , الواردة والصادرة , كما أنها واجهة المنشأة التجارية , الممثلة للشركة أو المؤسسة , باختلاف نوعية نشاط التي تقوم به هذه الشركة أو تلك المؤسسة .
كما أن هناك بروتوكولاً متعارف عليه , في العلاقات والاتصال بجميع الجهات التي تعمل خارج هذه الشركة او تلك المؤسسة , وحسبي أنني لا أضيف شيئاً على ذلك , لأن موضوع الاتصالات معروف و معرفة أنظمته , ومتبع لدى كافة شركات و مؤسسات العالم , ولا أتحدث هناك عن إدارات الاتصال للدوائر الحكومية , لأن العمل في قسم الاتصالات , لا يختلف ( أتيكيته . . و سلوك نهجه التعاملي , بالنسبة لتعامل ألموظفين ) .
و لأني منتج .. ولا فخر أن أقولها , .. ولكنه المسمى لوظيفيتي , في مؤسستي التي أعمل فيها ,.. و حسب اتصالاتي مع جهات العمل الذي تربطني بهم علاقات إنتاجية , أقدر بأن أقول بأن : التلفزيون السعودي , هو الأفضل في معاملات الاتصالات , والمخاطبات الهاتفية , وعبر الأميل , فقد أبكاني رعاية موظفي الاتصالات في إدارة التلفزيون السعودي , لي و سرعة تخليص مؤسستي , و الاتصال المستمر و السريع بي, لمناقشتي لأمور العلاقات التي بين مؤسستي و إدارة التلفزيون .
أما بالنسبة للمكاتبات الرسمية , فأن إدارة التلفزيون السعودي , تقدر و تثمن ببالغ الحب و الترحيب , في المكاتبات , و إن لم تكن المخاطبة بأسم مدير إدارة التلفزيون , تكون بأسم الوكيل المساعد للتلفزيون , أولا بأول و بكل شفافية , و ترحاب و طيبة صدر و كرم التحلي بالفضل و المنة و التقدير , لكل من له معاملة يتصل شأنه بإدارة الاتصالات للتلفزيون السعودي .
و بالدرجة الثانية بالنسبة لمن خاطبناهم بواسطة قسم الإتصلات في مؤسستا المتواضعة , تأتي مؤسسة النظائر للإنتاج والتوزيع الفني بالكويت , وما لمسناه من رقي في التخاطب و كرم في الوعود , ولطف يغمرنا بالسعادة و يشعرنا بالفخر , .. و من دعوات يقدمها لنا الرئيس لهذه الشركة الكبيرة و تواضعه الشديد بمتابعة علاقتنا بكل رقي و تفهم و تشجيع و دعم , حتى وأنه و لاستقبالي لأول مرة لديه في الكويت في مقر المؤسسة , رحب بي ترحيب السفير للسفير و رفع العلام لي , و طاف بي على منشآت مؤسستهم , ونضم العمالة والموظفين للاستقبال التي لن أنساه مدى عمري , وأنا أحيي هذا الرجل الشهم الكريم المعطاء , على ما فعلة ويفعله ويقوم لخدمة الطرب والمطربين , و لم أخرج من مؤسسة النظائر إلا بمكرمة من عنده , ولن أنسى أيضاً مكرمته لي , ما حييت , فأقول له : شكرا جزيلاً يا رجل الكويت .
و للأسف و ما كنت أنوي أن أذكر لكم تعامل الإتصالات , لل MBC , لولا أنها الحقيقة المرة , التي أتجرعها يوما بعد يوم , وتضنك صدري عليا , و تشعرني بالإحباط لحد رعشة جسمي , واضطرابه بشعور الآسية , ما كنت أنوي لكم أن أقص عليكم طريقة الاتصال بفضائية ال BMC و خيبة أملي .
القصة :
تقدمت لقناة MBC الفضائية بمعاملة ( أنتاج خاص ) لمسلسل أسمه / سلامة علي الطريق , وهذا المسلسل مكون من 30 حلقة وثقافية توعوية إرشادية تعليمة , و كنت قد ألفت هذا المسلسل الوثائقي , لإدراكي مدى الشعور تجاه شارعنا الخطر , الذي يحتاج إلى غربلة أوراق طرق و أساليب القيادة فيه وعليه , وقد كتبت السيناريو الحوار على نظام هوليود في كتابة السيناريوهات , حيث موضع المواصفات ومقاييس العمل , و مهام التصوير و الإضاءة و كل ما يتعلق بأمور التمثيل مثل : المعالجة الدرامية , و أكاديمية الأداء التي استسقيتها من مراجع التمثيل , على أن جميع الشخوص معالجة المعالجة السلوكية و بجانب كل دور و وضعت الأوراق المطلوبة المنسوخة من مراجع في علم النفس , لإعطاء الدوار حقيقة أدوارها الحقيقة التي تعاش على الطبيعة , و وظفت للعمل السيناريوهات مثل : سيناريو التصوير , و اللباس و الإكسسوارات , حتى سيناريو المخرج , كان مدروس و حركة الكاميرا معا زومها : أوتو فوكس و كلوب آب , وأدق تفاصيل العمل لهذا المسلسل , و الحمد لله شهد لهذا السيناريو الكثير من المخرجين بالرقى و التطور , من حيث الإخراج الشامل للعمل المكتوب المدمج مع السيناريو والحوار .
أخذ الاتصال بقناة ال MBC حوالي الأربعة أشهر على النحو التالي:
1- جمع المكاتبات يريدونا عبر الأميل , ويعني ذلك بأنني سلمتهم ( بايلوت المسلسل ) المكون من ثلاثة حلقات الأولي و خلاصة المسلسل , بالعلم بأن البايلوت مكتوبة في خلاصة المسلسل , وكل مخرج أطلعة على هذا البايلوت يقول لي : أن البايلوت لا يحتاج إلى خلاصة لأنك وضعت خلاصة المسلسل ,في ثنايا السيناريو الحوار , ولا نحتاج للخلاصة و يكفي هذا البايلوت الجميل بثلاث حلقات , وعلى ذلك فالنعمل و كل شخص يأخذ دور عمله , حتى المخرج موجد سيناريو إخراجه في هذا البايلوت , فقد تدار الكاميرا و الكل يعمل بما كتب له , وأن البايلوت لا يتطلب استحضار أفكار للمخرج و ( دوخة وأذية ) , في مجال العمل , لأن البايلوت لهذا المسلسل هو الوحيد من نوعه التي كتب بهذه الطريقة في العالم العربي , بشهادة الكثير من المخرجين . وإدارة ال MBC خفى عليها كل ذلك , المهم أنني أرسلت لهم الخلاصة فيما بعد بواسطة الأميل , وفي اتصالي بهم عبر الجوال , فهمت بأنهم لن ولن يخاطبون مؤسستي بأوراق رسمية , لأن هذا منع في ال MBC ,
2- نسيان موظف الأتصلات / أياد فهمي , معاملة مؤسستنا لديهم , و تذكرها بعد الاتصال له بعد حوالي الثلاثة شهور , لكي أتابع معاملة المسلسل !!. و يريد استكمالها مع بعد الاتصال به !!.
3- المماطلة عبر المراسلة بالأميل و محاولة أن ينسونني , موضوع المخاطبة الكتابية , و القول لأياد فهي : هذا المتبع ( أنظر صورة الأميل أسفل هذه المقالة )
4- و على إصراري بالحصول على خطاب و لوا خطاب واحد , يثبت بأن لدى ال MBC لي معاملة مسلسل , اراجع بها إدارة القناة , .. لم أتمكن من الحصول على الخطاب , فيكيف يكون لي معاملة لدي فضائية أستطيع مراجعتهم لأجلها , وأنا ليس لدي رقم المعاملة , ولا تاريخ الورود لها , وعند من من الموظفين القناة قد وجهة , وفي سؤالي للموظفين في ال MBC عن معاملة مؤسستي التي بها المسلسل, يجاوبونني ب : ليست عندى , لم تصلني المعاملة بعد أبحث عنها , وعندما أبحث عنها في وارد ال MBC لمن يكن لمعاملة مؤسستي أيه أثر , إلا بعد معاودة الاتصال بأميل / أياد فهي الذي يقول لي : آة لقد ذكرتني بالمعاملة .
لم أكن أتوقع من إدارة ال BMC بأن يكون هذا هو التعامل الذي تحصي به مثل مؤسستي , وهل أنا و مؤسستي لسنا بمصرح لنا بالعمل الإنتاجي , في سوق العمل الإنتاجية ؟ و ليس لدينا ما يخولنا العمل به , وهل نحن آتين لل MBC من البر أو الصحراء لا نفهم شيئا , وأن كنا كذلك , مفاهو دور فهم الموظفين الذين قرءوا بايلوت المسلسل المقدم إليهم , لم يفهموا حقيقة ما به ؟!!! .
أنه تعامل إجحاف بحق مؤسستنا و بحقي كمنتج فنان أقدر على صناعة الإبداع بنفسي و لله الحمد و المنة , ولا غرور أو تكبر أو إطراء في نفسي , فبايلوت المسلسل يشهد على ذلك و كل رجال العلم الدرامي الذين أطلعتهم على البايلوت يتمون العمل فيه لأنه جاهز مما جميعه .
رجعت من أتصالي بل MBC لمعاملة مؤسستي صفر اليدين , وعلى هذا يطلبون منى الحلقة الرابعة والخامسة , أسوة كباقي المسلسلات المعروضة على ال MBC لعرضها على لجنة الدراسة والعرض في ال MBC للمسلسلات المقدمة نتاج خاص .
و هل يليق الاتصال بفضائية مثل ال MBC بهذا الطريقة .. وطبعا لا تليق بنا ولا بأن من عملاء ال MBC ؟ .
ألا تعلم إدارة ال MBC بأن المراسلة تعني ( توثيق ) ,وكيف لهم أن يستلموا مسلسلنا المرسل إليهم برقم وتاريخ , وبدون توثيق أستلامه من قبلهم , وثم إدخالة على لجنة التقييم للمسلسلات ومخاطباتنا عبر الأميل و هو أميل موظف و تابع لل MBC وليس أميل الاميل الرسمي لل MBC .. كيف تتوصل أمور الاتصال بل MBC لهذا الحد و الدونية في التعامل مؤسستنا و فضائيتهم !!!!!.
إليكم ببعض طرق حفظ الإتصالات
إليكم بروتوكول التوئيق للمراسلات التي حرمتنا منها ال MBC ولم تتعامل معنا بها :
وتشمل أسطورة الكتابة التي تحدد الشخص ومكتب إعداد المراسلات، مع رقم هاتف، وتاريخ إعدادها؛ شخص ومكتب (مع رقم الهاتف) مسؤولة عن أي مراجعة أو إعادة كتابة من المراسلات قبل التوقيع، مع تاريخ مراجعة أو إعادة كتابة، ومبنى المكاتب، وغرفة حيث سيتم الاحتفاظ ملف مكتب. سيتم تسجيل جميع الموافقات قبل التوقيع النهائي من المراسلات على هذه النسخة الرسمية مربع. (لمزيد من التفاصيل حول أسطورة الكتابة ، مسؤول ملف نسخ مربع، ومسؤول موقع الملف، راجع وثائق عينة مع تعليمات الإعداد)
نسخ ملف الإضافية المطلوبة ضمن جيم أو مكتبك الموظفين داخل مكتب مدير المعاهد الوطنية للصحة. وتشمل أسطورة كاملة الكتابة على كافة نسخ الملف.
نموذجالمراسلةمعتعليماتإعداد:
رسائل:
تباعد، والهوامش، تاريخ
عنوان
مرجع الخط، التحية
نص الرسالة
إغلاق مجانية، بلوك التوقيع
رسائل متعددة الصفحات، رؤوس
مرفقات
مجاملة نسخ
كتابة أسطورة، موقع ملف الرسمية
الموافقات
المبادئ التوجيهيةلنمط المراسلات الرسمية:
وينبغي أن تكون مستعدة تقريبا جميع المراسلات الرسمية إما مذكرات أو رسائل. ويمكن أحيانا ملاحظة أن تستخدم بدلا من مذكرة لرسالة قصيرة غير رسمية.
مبادئ توجيهية عامة
نموذج المراسلة مع تعليمات إعداد
كتل من الشركات او المؤسسات وتوقيع والمسؤولين
أشكال العنوان
أساسياتالكتابة
يبرز هذا القسم واجه كثيرا من المشاكل النحوي والاستعمال. وينص أيضا على غرار المبادئ التوجيهية للمراسلة الشركات والمؤسسات، ويقدم المشورة بشأن علامات الترقيم وبعض المسائل من تكوينها. ليس من نمط شامل ودليل الاستخدام. للحصول على معلومات المقدمة وليس هنا ، ( الرجوع إلى الدليل المرجعي جريج، عن طريق/ ويليام أ. سابين.) للمزيد من التعليمات , التي تشير إلى التعامل في :
الخط.
التكوين
( يساء استخدام الكلمات الشائعة ) طبعاً
القواعد
الترقيم
النمط
تسيطر المراسلة
الأمانة التنفيذية (وفاق) تعين وثائق لعناصر العمل أو للمؤسسة او للشركة , المعلوماتية. وهذه الوثائق هي في معظم الأحيان ,المراسلات الواردة التي وجهة إلى مدير الشركة أو المؤسسة. كما يمكن أن تتضمن الوثائق المرسلة من مكتب المرسل منه , وأخذ رقمها وتاريخها ، وتوجه إلى المدير أو نائب، معاون مساعد والعلم، أو المدير الثميلية للشركة أو للمؤسسة , أو مكتب التطوير التنظيمي للموظفين ، أو التنفيذي . لكونا الوثيقة الواردة وعادة ما يتطلب اتخاذ إجراءات بشأنها أو استجابة من الشركات أو المؤسسات المستقبلة لهذه الوثيقة .
النسخة الإلكترونية لمكتبك تحتوي على معلومات حول الوثيقة والعمل المطلوب على ورقة مراقبة وفاق والتي هي موصولة كما في الصفحة الأخيرة من الوثيقة. و يتم ترقيم أوراق الوثيقة ( الرسالة ) المرسلة, و طرق الوفاق للثيقة وإرفاق ورقة الإحالة إلى لجنة الاستثمار أو التطوير التنظيمي المناسب لموظفي مكتب المراسلات والاتصال عبر نظام الوثائق والمراسلات المؤسسة التعامل مع نظام (SERCH). وطرق الاتصال مراسلات الحزمة داخل المؤسسة له أو لها , أي الصادر والوارد، ويستخدم للعودة SERCH والوثيقة تردا على وفاق تعيين العمل .
توقيع المدير
إعداد الرد للتوقيع من قبل مدير الشركة أو المؤسسة ، والتي ستحال إليه , ويتم إرسالها للإتصال بالمراسلات الخاصة بك إلى وفاق الوثيقة التي سوف ترسل.
الرد المباشر
إعداد الرد للتوقيع من قبل مدير التطوير التنظيمي , أو مكتب للموظفين (أو من يعينه المعتمد). في معظم الأحيان ، تحتاج فقط إرسال نسخة من الرد ، وقعت مؤرخة للإتصال بالمراسلات الخاصة بك لإحالتها إلى وفاق الوثبقة. في بعض الأحيان ، فإن شكل السيطرة تطلب منك إرسال استجابة لكن غير مؤرخة وقد وقعت على وفاق الوئيقة (عن طريق الاتصال بالمراسلات الخاصة بك) لإزالة التراكم للمراسلات في مكتب المدير. دائما قم بقراءة النموذج و التحكم كامل به , واتبع التعليمات على ذلك.
مساعد الشركة أو المؤسسة, التوقيع:
إعداد الرد للتواقيع من قبل مساعد المدير للشركة أو المؤسسة , وإرسالها لإتصالات المراسلات الخاصة بك لإحالتها إلى وفاق الوثيقة.
أمناء لحان التوقيع:
إعداد الردود للتوقيع عليها ,من قبل مدير الشركة أو المؤسسة (والتي يجب أن تكون مصحوبة ببيان موجز) ومن ثم إرسالها إلى الاتصالات للمراسلات الخاصة بك لإحالتها إلى وفاق الوثيقة.
اللجان المنظمة لعمل للوثيقة:
من الضروري العمل على :
أن هذه الوثيقة لا تتطلب بالضرورة ردا مكتوبا ، ولكن يتطلب اتخاذ بعض الإجراءات. تحديد الإجراء المناسب ، وإذا كان النموذج التحكم يظهر تاريخ الاستحقاق ، وإرسال المراسلات الخاصة بك , فأرسل رقما قياسيا من الإجراءات المتخذة ، وإذا تم إعداد الرسالة أو المذكرة وإرسالها ، قم بإرسال نسخة من الوثيقة الموقعة إلى اتصالات المراسلات الخاصة بك ، ليكون إحالتها إلى وفاق الوثيقة.
المقاصة :
استعراض وثيقة أعدتها منظمة أخرى للتأكد من مواضيع الشركة أو المؤسسة ,وبما يتفق مع سياسة الشركات والمؤسسات في المراسلات . بعد ملاحظة أية تغييرات كنت تعتقد او تحتاج إلى إجراء وتوقيع مربع مسؤول بملف نسخ , وإرسال تعليقاتكم مكتوبة أو التغييرات في ملف معالجة الكلمات ، جنبا إلى جنب مع النسخة مربع (وقعت مرة أخرى إلى الاتصال المراسلات الخاصة بك )، الذي سيحيلها الى وفاق الوثيقة.
إعادة الكتابة:
إعادة الكتابة لوثيقة معدة مسبقا وفقا لتصحيحات أو تعليقات إرسالها مع شكل السيطرة.
كالتابة :
كتابة والثيقة المعدة مسبقا وفقا للتصويبات و إرسالها مع شكل السيطرة.
أخرى:
اتبع الإرشادات في القسم المخصص للملاحظات من نموذج التحكم. مثال واحد : هو أي عمل اللجنة الشركات والمؤسسات ، هو ما يعني مكتبك , يجب أن تقرر ما إذا كان أي عمل ضروري واتخاذ أي إجراء تعتقد أنه ملائم.
إذا كنت لا تستجيب لاتخاذ إجراء ردا على ذلك ، يجب عليك إرسال نسخة من ردك أو من سجل العمل الاتصال بالمراسلات الخاصة بك ، الذي سوف تحيله إلى وفاق الوثيقة.
استعراض:
استعراض الوثيقة. إذا كان هناك تاريخ الاستحقاق ، إعادته إلى وفاق الاتصال عبر المراسلات الخاصة بك مع ( تعليقاتكم )، والواردة في وثيقة معالجة الكلمات.
لمعلوماتك:
مطلوب أي إجراء أو الاستجابة لها. الرجاء ملاحظة ، على الرغم من أن المعلومات الواردة في والوثيقة لمعلوماتك قد تكون هامة وعاجلة على حد سواء.
بعد إعداد أي الاستجابة المطلوبة ، والعودة واردة إلى الوثيقة والاستجابة ، من خلال الاتصال المراسلات للرقابة ، إلى وفاق في الموعد المحدد هو مبين في النموذج. يتم سرد الشخص الذي يمكن الاتصال به وفاق النموذج ، وإذا كان لديك أي الأسئلة التي لا يمكن حلها داخل المؤسسة ، اتصل بالمراسلة , يجب استدعاء الشخص الذي يمكن الاتصال به وفق للتوضيح.
إذا وردا بأستلام الوارد على الإحالة المراسلة للرقابة ، دائما راجع النموذج للتحكم الوردي الوارد مع إحالة الانتهاء ، سواء كان ذلك هو الرد المباشر ، وهي وثيقة للتوقيع عليها من خارج المؤسسة الخاصة بك ، أو إزالة لإرفاق استمارة السيطرة على القطعة الأعلى من الرسالة.
عندما منظمتكم لديها اهتمام أساسي في موضوع وثيقة لمعلوماتك ، سوف تتلقى المستند الأصلي والتحكم وفاق شكل الوردي الوارد. مطلوب أي رد من مكتبك. وسوف تقوم المكاتب الأخرى المدرجة في "نسخ معلومات إلى" على شكل السيطرة أيضا الحصول على نسخة من الوثيقة وشكل السيطرة.
إذا تم سرد مكتبك في "نسخ معلومات إلى" على شكل السيطرة ، بغض النظر عن الإجراء المطلوب قد يكون ، لا تستجيب. يتم إرسال الوثيقة إلى مكتب الخاص للحصول على معلومات فقط.
بسبب التواريخ
يجب بذل كل جهد ممكن لتلبية تواريخ الاستحقاق المعين على أشكال السيطرة. عند التخطيط لعملك ، تأكد من إتاحة الوقت الكافي لمراجعة أي الضرورية داخل المؤسسة. إذا كنت تعتقد انك لا تستطيع ان تلبي تاريخ الاستحقاق ، قد اتصل المراسلات استدعاء الاتصال وفاق المدرجة في شكل مراقبة لمعرفة ما اذا كان يمكن تغيير تاريخ الاستحقاق. يجب أن تكون هذه المفاوضات في وقت قريب جدا بعد وثيقة تصل إلى المؤسسة الخاصة بك ، عندما لا تكون قد وصلت تقريبا في الموعد المحدد.
تلقي بعض المراسلات للشركات و المؤسسات إدار البريد أو من المراسل أو عبر صندوق شركتك أو مؤسستك , مع الموعد المقرر تعيينها رسائل واردة إلى شكرتك أو مؤسستك من قبل الشركات أو المؤسسات الأخرى , ولا يمكن تمديد هذه التواريخ لتقوم بأخيرها , قد يكون هناك أوقات ، ولكن عندما وفاق الوئيقة , يمكن الطلب بسبب تاريخه الملحقات نيابة عنك , إذا كان هناك قوي وسبب له ما يبرره. في حالة الرسائل التي تحتاج إلى بحث دقيق قبل أن يتم إعدادها بالتفصيل ، والرد الموضوعي ، يجب أن تكتب ردا مؤقتا. يجب إرسال رد مؤقت على وجه السرعة ، في غضون 5 أيام عمل من تاريخ الإحالة .
نكتفي بهذا القدر من نظام التراسل و توثيق المراسلات .
صور أميلات التخاطب بيننا وبين ال MBC
